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CAMBIOS EN LA CONTABILIDAD PARA AUTÓNOMOS

La entrada en vigor de la nueva orden del Ministerio de Hacienda HAC/772/2019 del 28 de junio ha producido modificaciones en la llevanza de la contabilidad de los autónomos. Se establecen nuevas obligaciones a la hora de cumplimentar los libros registros que llevan a cabo los autónomos y empresarios como contribuyentes en su declaración de IRPF.

La novedad más destacada es la que se ha producido en los libros de registros de ventas e ingresos y de compras y gastos, ya que, a partir de ahora, el autónomo deberá informar también del Número de Identificación Fiscal de la contraparte de la operación, es decir, del otro negocio implicado sea tanto proveedor como cliente.

Además de esta novedad, los autónomos dados de alta en la modalidad de Estimación Directa deberán llevar de forma actualizada los libros Registro tanto de ingresos como de gastos, bienes de inversión y las provisiones de fondos y suplidos.

Con esta actualización se intenta conseguir una homogeneidad en ciertos conceptos destacados por Hacienda y asimismo poder reforzar y concretar que los libros de los diferentes impuestos puedan compatibilizarse.

Principales obligaciones para tener en cuenta

1. Autónomos que tributan por estimación directa

Aquellos contribuyentes que el rendimiento de su actividad se genere a través de estimación directa estarán obligados a llevar y conservar los siguientes libros de registros:

– Libro registro de ventas e ingresos, en el que se anotarán, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad. Según detalla la orden, este libro debe de contener el número y fecha de la factura expedida; el nombre y apellidos del cliente, razón social y número de identificación fiscal del destinatario; concepto; importe y si la operación está o no sujeta a retenciones.

– Libro registro de compras y gastos, este deberá de recoger el total de gastos y contener el número y fecha de cada factura recibida; el nombre y apellidos del proveedor, razón social y número de identificación fiscal del obligado a su expedición; el concepto; el importe considerado gasto y si la operación está o no sujeta a IVA y lleva algún tipo de retención.

Una de las novedades que recoge la orden es que se puede realizar un asiento resumen, por el total de las facturas que se han recibido en una misma fecha. En este asiento se ha de detallar los números inicial y final de las facturas recibidas asignado por el destinatario, siempre que su conjunto no supere el límite de los 6.000 euros.

– Libro registro de bienes de inversión, los contribuyentes deberán realizar un registro por cada elemento patrimonial afecto a su actividad y deberá estar detallado e individualizado. En cada bien afecto se deberá anotar el número de factura, fecha en la que el elemento estaba en condiciones de funcionar, descripción; nombre y apellidos, número de identificación fiscal y razón social del proveedor. Además, su valor, método y porcentaje de amortización.

-Libro registro de provisiones de fondos y suplidos, deberá recoger el número de la anotación, la naturaleza (el porqué del movimiento); las fechas en que las provisiones o suplidos se hubiera producido o pagado, el importe que se provisiona y los datos fiscales del pagador que realiza la provisión con su número de factura donde se refleja la operación.

2. Autónomos que declaran por estimación objetiva

Aquellos autónomos que estén dados de alta en la modalidad de estimación objetiva, estarán obligados a llevar y conservar los libros registros de bienes de inversión cuando deduzcan amortizaciones y el de ventas e ingresos cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones.

3. Requisitos formales.

En cuanto a los requisitos formales, se especifica que los libros de registros mencionados anteriormente deben llevarse “con claridad y exactitud, por orden de fechas sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras”.

Además, para aquellos autónomos que utilicen medios electrónicos para llevar sus libros, se advierte que «deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de estos no fuera posible por estar encriptados o codificados».

4. Compatibilidad de los libros de registro

Los libros registros regulados en esta orden podrán ser utilizados a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento del IVA.

La Agencia Tributaria registra una treintena de establecimientos que utilizan programas informáticos para ocultar ventas

La Agencia Tributaria ha completado una actuación de gran envergadura en relación con establecimientos del sector del calzado y el textil que utilizaban programas informáticos para ocultar una porción relevante de sus ventas, que podría llegar hasta el 30% de la facturación real.

Las empresas investigadas concentraban las prácticas defraudatorias en las operaciones de efectivo, que hacían desaparecer parcialmente de la contabilidad, a diario y a su voluntad, para rebajar sensiblemente los ingresos, a efectos de la tributación por el Impuesto sobre Sociedades.

El operativo, desarrollado ayer de manera simultánea en nueve comunidades autónomas (Andalucía, Aragón, Baleares, Cantabria, Castilla y León, Cataluña, La Rioja, Madrid y Comunidad Valenciana) en el marco de la operación ‘Scarpe’, ha llevado al registro de los sistemas informáticos existentes en 29 establecimientos pertenecientes a 11 sociedades.

Mediante este acceso directo a los equipos informáticos de los establecimientos registrados se espera obtener los datos reales de actividad y ventas de las empresas en los últimos ejercicios para poder determinar las cuotas defraudadas gracias al empleo de programas informáticos que permitían llevar una doble contabilidad con ocultación parcial de las operaciones.

Funcionamiento del ‘software de doble uso’

El Departamento de Inspección había analizado ya programas de análogas características que producían esta alteración contable. El ‘software’ utilizado, denominado ‘de doble uso’, permitía modificar las cifras reales de facturación para hacer constar contablemente un menor número de ventas y con un importe inferior. Al final de cada día, los establecimientos contaban con un desglose de las ventas en efectivo declaradas y las no declaradas.

Los importes declarados a la Agencia Tributaria resultaban sensiblemente inferiores a los que se corresponderían con la facturación real de estas sociedades, hasta el punto de que algunas de ellas llegaban a declarar pérdidas en algunos ejercicios, o márgenes de beneficios muy reducidos, mientras que la facturación anual también declarada se situaba entre el millón y los 10 millones de euros.

Igualmente, y de acuerdo con las investigaciones realizadas, se ha podido determinar la desproporción existente entre las operaciones con tarjetas de crédito y débito que contabilizaban estas empresas, llegando, incluso, al 95% de las ventas declaradas, y las efectuadas en efectivo, circunstancia motivada por la concentración de toda la ocultación de actividad en los cobros en efectivo. También se ha podido determinar que tanto las empresas como sus socios contaban con situaciones patrimoniales holgadas y elevadas sumas en cuentas bancarias.

Las actuaciones, dirigidas por el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Tributaria, han contado con la intervención de la Unidad Central de Auditoría Informática de la Oficina Nacional de Investigación del Fraude (ONIF), y de las dependencias de Inspección de nueve delegaciones de la Agencia. En total, en el operativo han participado 107 funcionarios de la Agencia Tributaria.

Lucha contra las ventas en negro

La operación ‘Scarpe’ (zapatos, en italiano), se enmarca en las directrices del Plan de Control Tributario diseñado por la Agencia Tributaria para este año 2014, que considera prioritarias, en su lucha contra la economía sumergida, las actuaciones contra el empleo de medios informáticos para la ocultación de actividad económica y la realización de actuaciones presenciales con apoyo de personal especializado en técnicas de auditoría informática, al objeto de detectar situaciones de llevanza de doble contabilidad o de ocultación parcial de la actividad.

En concreto, el ‘software’ utilizado para enmascarar u ocultar operaciones de venta genera un importante nivel de incumplimiento tributario y economía sumergida. Si bien la Agencia Tributaria se esfuerza en regularizar estos comportamientos, surge ahora la posibilidad de buscar una solución más global al problema, en el marco de un futuro plan de control e información que permita restringir al máximo las ventas no declaradas.